질문
안녕하세요.
당사는 현재 ERP 프로그램을 쓰고 있으나, 실물 전표를 출력하여 승인하는 절차로 이루어지고 있습니다.
세부적인 프로세스는,
①ERP 전표 입력(임시전표 상태) → ② 전표 출력 → ③ 실물 전표의 승인(직인 결재) → ④ 실물 전표가 승인 된 경우, 각 회계담당자가 전표 승인처리(임시 → 확정전표 처리 및 원장 전기) → ④전표 보관
의 절차를 거치고 있습니다.
① 실물전표의 특성 상 제대로 된 보관이 이루어지지 않거나, 회계팀으로 제출이 이루어지지 않는 경우가 많습니다. 따라서 승인된 전표를 증빙으로 징구하는 경우, 회사측에서는 이미 사전 승인을 거쳤기 때문에 재출력하여도 상관 없다는 주장으로 실물 전표를 재출력, 날인하여 제출하는 경우가 많습니다. 담당자인 저는 전표 승인 이전 승인을 거쳤는지, 임의로 승인을 거친 후 증빙을 만들어 낸 것인지를 알 수 없기에 통제가 제대로 이루어지고 있지 않다고 보는데, 이 경우 통제가 효과적으로 수행되고 있다고 볼 수 있는지?
② 회사의 경우, 업무 분장에서 전표의 승인권자를 각 팀 팀장이나 재무실 실장으로 지정하여도, 실제 전산에 전표 승인처리를 진행할 수 있는 권한은 각 회계담당자에게 모두 부여되어 있는 경우인데, 이 경우 권한과 관련한 내부통제가 효과적으로 수행되고 있다고 볼 수 있는지?
③ 현재 전표 입력자(회계팀의 경우)가 승인까지 임의로 수행할 수 있고, 승인권자에 해당하지 않아도 승인처리를 진행할 수 있는데, SoD에 따라 권한을 분리할 경우 재무실장 이외의 회계팀 인원은 전표 승인(posting)권한을 제거해야 할 듯 합니다. 다만 현재 전자결재가 이루어지지 않는 회사의 특성 상, 재무실장의 ID를 전표 승인을 위해 회계팀에서 공용으로 사용하게 될 가능성이 높은데, 해당 경우 통제가 효과적으로 이루어지고 있다고 볼 수 있는지?
개인적인 생각으로는 전자결재를 사용하지 않는 경우 현재 구축된 수준의 내부통제를 효과적으로 수행하기가 어렵다고 생각되는데, 실물 전표 결재를 사용하여도 효과적인 내부통제 구축이 가능한지가 궁금합니다.
고견 부탁드리겠습니다.
감사합니다.
답변
- 회사의 전표 처리 절차 상 승인된 실물전표를 각 회계담당자에게 제출하고 보관하도록 되어 있는 상황에서, “실물전표 보관”이 적절히 되지 않는다면 “운영의 효과성” 측면에서 적절하다고 보기는 어렵습니다.
- 개별 회사의 상황을 모두 이해하지 못하는 상황에서 구체적인 답변을 드리기는 어렵습니다만, 현재 프로세스상으로는 규정 상 전표의 승인권자(각 팀 팀장 또는 재무실장)의 승인 없이 각 회계담당자에 의한 임의 전표가 시스템에 반영될 수 있는 리스크가 있어 보이고, 이는 규정 상 전표 승인권자와 시스템 상 기표 처리(승인 처리)가 시스템으로 연계되어 있지 않아 불가피하게 발생되는 상황으로 판단됩니다.
이러한 리스크는 다음의 예와 같은 통제활동이 설계/운영 된다면 완화될 수 있을 것입니다.
- 회계 담당자는 본인이 생성한 전표(임시전표 상태)를 최종 확정(임시 → 확정전표 처리 및 원장 전기)할 수 없도록 시스템 설정
- 사후모니터링 절차로써 회계팀이 입력하고 전기(전표 확정)한 전표 중 일부를 샘플링하여 부적절한 전표 전기가 이루어진 것이 있는지 점검하고 상위권자에게 점검결과 보고 및 필요 시 시정 조치
- 회계팀 인원의 전표 승인(POSTING) 권한을 제거하는 것은 실무적으로 용이하지 않고, 재무실장의 ID를 공용으로 사용하는 것은 통제 효과성 측면에서 바람직하지 않습니다.
승인권자의 승인이 이루어진 경우에만 전표가 확정될 수 있도록 시스템이 설계되어 있는 것이 통제 운영의 효과성 측면에서는 바람직하지만, 질문 2의 답변에서 언급하였듯이 그러한 시스템 기능이 지원되지 않는 경우에는 보완적 통제활동으로써 리스크를 완화할 수 있을 것입니다.
출처
https://www.k-icfr.org/sub/menu/qna.asp?rWork=TblRead&rNo=698&rGotoPage=26&rSchText=&rType=1
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