질문
안녕하세요.
내부회계관리제도 평가 증빙 보관 기간을 10년으로 해야 하나요?
아니면 외감인 검토가 끝난 후 1년 후에 파쇄해도 되는지 문의드립니다.
또한 10년 동안 보관해야 한다면, 예를 들면 주요통제가 일마감이라면 샘플 30개를 모두 보관해야 하나요? 아니면 몇월 몇일자를 확인했다는 조서만 10년 보관해도 되나요?
신속한 답변 기다리겠습니다. 감사합니다.
답변
내부회계관리제도 모범규준 적용해설서에서는 ‘독립적인 제3자가 평가결과를 이해하고 테스트의 적정성을 검토할 수 있도록 테스트된 항목을 구체적으로 확인할 수 있는 충분한 정보, 테스트 수행자, 테스트 결과 및 전반적인 결론을 포함하여 충분히 문서화’하도록 규정(3.9.1 (6) 운영의 효과성 평가의 문서화”에 평가 결과의 문서화)하고 있습니다.
따라서, 해당 증빙자료의 원본자료를 통해 증명할 수 있다면 문서보관 기간동안 테스트된 샘플의 사본까지 별도로 보관할 필요는 없고, 경영자가 모범규준 등에 따라 적절히 수행하였음을 증빙할 수 있는 서류(질의에서는 “조서”라고 표현하신)만 보관하면 될 것으로 판단됩니다.
그리고, 내부회계관리제도 평가와 관련된 문서의 보존기간에 대한 본 사안은 주식회사의 외부감사에 관한 법률(이하 ‘외감법’) 해석이 필요한 사항으로서, 본 위원회가 위 질의에 대한 답변을 드릴 수 없는 사항임을 양해하여 주시기 바랍니다.
(참고)
외감법에서는 내부회계관리제도 평가 증빙의 보관기관을 별도로 명시하지 않고 있음.
참고로 기타 법령에서 규정하고 있는 장부등의 보존기한은 다음과 같으며, 해당 회사 내부 규정(예: 문서보관규정 등)에 따른 보관기간도 함께 고려할 필요가 있음.
- 상법 : 제33조 (상업장부등의 보존) ① 상인은 10년간 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 보존하여야 한다. 다만, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 이를 보존하여야 한다.
2)「국세기본법」 제85조의3제1항 및 제2항에서 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류를 성실하게 작성하여 비치해야 하고, 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 한다 - 외감법 : 제2조의2 제5항 : 회사의 감사는 내부회계관리제도의 운영실태를 평가하여 이사회에 사업연도마다 보고하고 그 평가보고서를 해당 회사의 본점에 5년간 비치하여야 한다.
출처
https://www.k-icfr.org/sub/menu/qna.asp?rWork=TblRead&rNo=147&rGotoPage=1&rSchText=&rType=0
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